EleLa - Elektronik Lagerverwaltung Hilfe

Bestellung

Hier wird vorgemerkt welche Artikel zu bestellen sind, welche bestellt wurden und welche geliefert und bereits eingelagert sind. Mit der Archivieren-Funktion können Bestellungen archiviert werden, damit sind diese in der Bestellansicht nicht sichtbar.
Es kann ein Lieferant sowie ein alternativer Lieferant ausgewählt werden, die für die aktuelle Position interessant sind. Unabhängig von den beiden Lieferanten können je Bauteil unbegrenzt viele Lieferanten angelegt werden.

Links neben der Tabelle ist eine Baumansicht mit den Auftragsnummern. Wobei der Baum automatisch anhand der vorhandenen Auftrags-Nr. erzeugt wird. Ein "/" in der Auftrags-Nummer erzeugt ein Unterknoten (Beispiel: "2013/06/2222").

Um eine Bestell-Position schnell auswählen zu können kann die Bezeichnung im Schnellsuchen-Feld neben dem Datum eingegeben werden. Dabei springt der Datensatz in den Tabelleneintrag. Zusätzlich können die Datensätze mit der -Taste gefiltert werden, dabei kann auch das Wildcard-Zeichen "*" für beliebigen Text eingegeben werden um die Ansicht ein zu grenzen.

Die Bestell-Vorschlagliste kann entweder von "Hand" gefüllt werden, indem die "Neu" Taste gedrückt wird oder aus "Bauteile" heraus mit der "Warenkorb-Taste" oder der Funktion "Bauteile mit Min-Mengen Unterschreitung". Wichtig ist, dass auch Bauteile aufgeschrieben werden können die nicht als "Bauteil" angelegt sind.

Im Eingabefeld "Bauteil" kann das angelegte Bauteil ausgewählt werden. Erst wenn dies ausgewählt wurde, kann das dazugehörige "Gehäuse/Lager" ausgewählt werden, sofern die dem Bauteil hinterlegt worden sind. Mit der - Taste kann ein Dialog zur Bauteilauswahl geöffnet werden, damit wird das Bauteil samt Gehäuse/Lager ausgewählt und wenn möglich die Lieferanten gesetzt.

Die Mengen-Eingabe erfolgt in Stück. Um einfacher die Menge ausrechnen zu können kann mit dem Taschenrechner die gewünschte Menge ausgerechnet werden.

Mit den Termin-Eingaben können Liefer- oder Bearbeitungstermine hinterlegt werden, die unter "Termine" beobachtet werden können.

Als "Projekt" kann ein Projekt ausgewählt werden, um die Bestellung für ein Projekt zuzuordnen. Mit der Taste kann die Bestell-Ansicht auf das Projekt gefiltert werden. Mit Rechtsklick auf die Taste kann man ein Projekt als Filter auswählen, das in der Bestell-Liste schon zugeordnet wurde.

Die "Auftrags-Nr" beinhaltet die Nummer Nummer des eigenen Einkaufs oder die Nummer des Lieferanten. Anhand der Auftrags-Nummer kann auch gefiltert werden.

Als Lieferant 1 / 2 können Einträge aus Bauteil > Lieferant ausgewählt werden. Die Auswahlliste enthält alle Einträge aus Bauteil>Lager und getrennt mit "------" alle definierten Lieferanten.

Mit "Lieferant 1 / 2" hat man die Möglichkeit zwei Lieferanten vor zu sehen, denn man weiß ja nie bei wem man zu erst bestellen möchte. Hier könnte man auch die Preise vergleichen.
Wenn ein Lieferant mit Staffelpreis / VPE hinterlegt ist, dann wird die Menge in VPE umgerechnet und die Summe der Einzelstück gezeigt. Der GPreis wird aus EPreis * Menge VPE gerechnet.

Mit der Taste kann ein Filter auf eine Adresse gesetzt werden. Wenn der Filter aktiv ist, so werden nur Positionen gezeigt, bei denen die Adresse bei Lieferant 1 oder 2 hinterlegt ist. Somit ist es einfacher bei einem Lieferanten zu bestellen.

Mit der -Taste neben dem Warenkorb-Symbol kann zu der Lieferanten-Homepage gesprungen werden. Wenn unter "Adresse" in der Internetseite der Text "<BESTELLNR>" mit eingetragen ist, so wird dieser Text mit der Bestell-Nr ersetzt und man hat die Möglichkeit dass direkt der Artikel des Lieferanten aufgerufen wird. Beispiele sind unter "Adresse" hinterlegt.

Die Info Zeile wird vom Bauteil / Gehäuse/Lager übernommen. Somit können Bestell-Informationen einem Bauteil hinterlegt werden, die bei einer Bestellung berücksichtigt werden sollen.

In der "Summe" sieht man die Summe aller Positionen mit dem Status "offen", "bestellt" und "geliefert" sowie die Menge der Positionen und Summe der Menge . Dabei wird die Summe aller billigst eingetragenen Lieferanten gezeigt, bzw. die vorgewählten Lieferanten aus der Checkbox.

Preisstaffelberechnung

Unter "Bauteile" > "Lieferanten" besteht die Möglichkeit eine Preisstaffel zu hinterlegen. Eine Preisstaffel kann nur berechnet werden wenn "Bauteil" sowie "Gehäuse/Lager" eingetragen sind:

  • Lieferant/Gehäuse/Lager
  • Für Lieferant 1 anhand der Adresse der E-Preis sowie die Bestell-Nummer
  • Für Lieferant 2 anhand der Adresse der E-Preis sowie die Bestell-Nummer, wenn ein zweiter Lieferant eingetragen wurde

Mit der -Taste können aktuelle Lieferanten- Daten zum Bauteil eingetragen werden, um z.B. einen geänderten E-Preis beim Lieferant zu hinterlegen. Sollte für den ausgewählten Bauteil / Gehäuse/Lager Eintrag bisher keine Lieferanten-Daten angelegt sein, wird EleLa automatisch eine neue Position anlegen. Allerdings sollten die Menge VPE / EPreis Menge vom Lieferant anschließend angepasst werden.
Sollte der Lieferant bereits hinterlegt sein, so wird nur der EPreis aktualisiert.

Mit der -Taste neben der Menge (Stück) Eingabe kann die hinterlegte Preisstaffel in der Bestell-Position aktualisiert werden, falls unter Bauteil > Lieferant die Staffel geändert wurde. Dabei errechnet EleLa automatisch welcher Preis bei welcher Menge gültig ist.

EleLa führt automatisch eine Preisstaffelberechnung durch sobald:

  • Ein Bauteil mit der "..." Taste neu ausgewählt wird
  • Eine andere Gehäuse/Lager Variante ausgewählt wird
  • die Menge geändert wird
  • Mit einer Warenkorb-Taste ein Bauteil bestellt wird
  • Manuell mit der -Taste neben der Mengen-Eingabe (Stück)

Folgende Regeln werden bei der Preisstaffelberechnung berücksichtigt:

  • EleLa sucht die günstigsten 2 Lieferanten aller hinterlegten Lieferanten heraus und trägt anhand der Menge Ab den EPreis und VPE bei den zwei Positionen ein.
  • Von Hand kann je Lieferant dennoch ein anderer Lieferant als Staffelpreis hinterlegt werden, auch wenn der nicht als Bauteil-Lieferant angelegt wurde. Dabei sollte das Häkchen je Lieferant gesetzt werden, damit bei der nächsten Preisstaffelberechnung die Adresse nicht durch eine hinterlegte überschrieben wird.
  • Das gesetzte Häkchen für den gewünschten Lieferanten ist für EleLa bei der Preisstaffelberechnung die Kennung, dass diese Adresse nicht durch einen günstigeren oder hinterlegten Lieferanten ersetzt werden darf.
  • Der günstigere Lieferant wird automatisch als Lieferant 1 eingetragen.
  • Wenn man z.B. 95 Bauteile benötigt und der Preis bei der Staffel ab 100 Stück ist günstiger, dann wird EleLa nicht 95 sondern 100 Stück bestellen.

Status der Bestellung

Taste Beschreibung
O "offen", noch nicht bestellt
B "bestellt", Bestellung an Lieferant übergeben
T "Teillieferung", ein Teil wurde geliefert
G "geliefert", bestellte Ware angekommen
E "eingelagert", Waren in "Kiste" einsortiert
S "später" bestellen, bearbeiten

Neben den Status-Tasten ist die "Y" Taste. Anhand dieser kann die Tabelle gefiltert werden. Wenn diese gedrückt wird, so sind nur noch die Positionen sichtbar, die den gleichen Status haben wie die ausgewählte Position. Rechtsklick auf die "Y"-Taste öffnet ein Popup-Menü mit dem man den Status für die Filterung auswählen kann.
Immer wenn der Status geändert wird, dann wird auch das Feld "Status Datum" mit dem heutigen Datum beschrieben. Das Feld ist auch von Hand änderbar.

Termin / Termin Bestätigt sind zwei Eingabefelder in der die Liefertermine eingetragen werden können.

Die Info Spalte enthält den Info-Text aus dem Bauteil Gehäuse/Lager Eintrag. Beim Anlagen vom Bauteil wird dieser Text automatisch aus dem Bauteil mit einkopiert. Somit können Informationen die man bei Bestellung beachten sollte dem Bauteil hinterlegt werden und man sieht diese bei jeder Bestellung.

Das gezeigte Bild ist das Bauteil-Bild sowie die Gehäuse Zeichnung, sofern dem Gehäuse/Lager Eintrag ein Gehäuse zugeordnet wurde. Bilder werden somit anhand dem verknüpften Bauteil gezeigt. Zusätzlich können auch Bilder der Bestellposition hinterlegt werden.

Zusätzliche Eingabefelder

In der Tabelle hat man zusätzliche Eingabemöglichkeiten OptA, OptB und OptC als Optionen als Popup-Auswahl. Die Spalten-Titel der Optionen können mit Hilfe der Übersetzen-Funktion umbenannt werden. EleLa hat die Optionen als Auswahlfelder für Ja/Nein vorbelegt, man kann jedoch andere Texte hinterlegen. Hierzu muss mit Hilfe der Übersetzen-Funktion der Text geändert werden, dabei können beliebig viele Auswahl-Optionen erzeugt werden. Die Textliste für das Feld "OptA" ist im Übersetzungs-Text "Strings.93", "OptB" in "Strings.94" und "OptC" in Strings.95" abgelegt. Die einzelnen Texte sind mit "|" getrennt. Wenn in einer Auswahloption ein Leerzeichen enthalten ist, dann muss der Text in Anführungszeichen (") geschrieben werden.
Beispiel: Ja|Nein|"keine Auswahl"
Die Optionen sollten im Nachhinein nicht mehr verschoben werden da diese nur als Zahl in der Datenbank gespeichert werden (In diesem Beispiel 1, 2 oder 3).

Zusätzlich kann auch eine Zahl in das Feld "Kennz" oder "Prio" eingegeben werden.

Globale Bearbeitung vom Status von mehreren Bestellungen

In der Taste neben dem Feld Auftrags-Nr kann dieser Dialog im Menüpunkt "Globale Änderung Auftrag" aufgerufen werden. Global geändert werden können Status, Archiviert und die Auftrags-Nr. Dazu muss das jeweilige Häkchen gesetzt sein. Die Funktion arbeitet mit zwei Arten der Änderung:

  1. Änderung nur bei den Positionen durchführen, die derzeit in der Tabellenansicht zu sehen sind und die Auftragsnummer übereinstimmt
  2. Änderung nur bei allen in der Tabelle sichtbaren Positionen ohne Berücksichtigung der Auftragsnummer durchführen.

Um die zweite Variante durch zu führen muss das Häkchen "Alle sichtbare Positionen ändern" angewählt sein.

Automatische vergabe der Auftrags-Nr

In der Taste neben dem Feld Auftrags-Nr kann im Menüpunkt "Nächste Auftragsnummer" eine automatische Auftragsnummer vergeben werden. Wie man diese Auftrags-Nummer formatiert ist hier beschrieben.

Bauteile mit Min-Mengen Unterschreitung:
Diese Bauteile können über einen Dialog eingefügt werden, siehe hier.

Exportieren einer Bestellung:
Für den Lieferant "Reichelt" kann die Bestellung exportiert werden und wenn man als Reichelt "MyKunde" registriert ist, kann dieser importiert werden. So auch umgekehrt. Reichelt tauscht nur die Bestell-Nummer und die Menge aus, kein Preis oder andere Infos.
Beim Import eines exportierten Reichelt-Warenkorbes kann global der Status aller erkannten Positionen geändert werden. Anhand dieser Funktion kann z.B. nach Bestellung bei Reichelt alles mit einem Rück-Import auf Status "bestellt" gesetzt und nach der Anlieferung auf Status "geliefert" gesetzt werden. Beim setzen auf Status "eingelagert" wird nur der Status geändert, jedoch keine Lagerbuchung vollzogen. Wenn der Artikel in der Bestell-Liste nicht vorhanden ist, so wird der Import den anlegen und die Daten anhand der Bestell-Nummer aus "Bauteile" nachtragen, sofern die Bestell-Nr gefunden wird.
Während dem Import kann ein Filter auf einen Auftrag gesetzt werden, somit ist es möglich eine frühere Bestellung als neuen Auftrag zu importieren um eine Bestellung erneut aus zu führen.

Wichtig:
Wenn ein Filter gesetzt wurde, so werden nur die sichtbaren offenen Positionen exportiert. Somit kann z.B. ein Filter auf ein Projekt gesetzt werden und es werden nur Reichelt-Artikel für dieses eine Projekt exportiert. Bei Import werden auch nur die sichtbaren Positionen in der Liste bearbeitet.

Mit der Bestell-Nr Export Funktion kann ein Lieferant ausgewählt werden und in einem Textfeld werden alle Bestellnummern sowie Mengen der offenen Positionen eingetragen. Anhand der "Auftrag-Nr" kann auch die Bestellung gefiltert werden.

In der Regel erfolgt die Ausgabe als Bestell-Nummer <Trennzeichen> Menge. Zusätzlich, als dritte Spalte können auch Infotexte mit ausgegeben werden.

Mit der "v v v v v"-Taste werden die Bestell-Nummern in der Liste erzeugt. Sollte EleLa ein Fehler feststellen, z.B. Bauteil ohne Bestell-Nummer oder Menge, so wird eine Hinweis ausgegeben und unter Bestellung zum Datensatz gesprungen. Es werden nur die Bauteile übernommen, bei denen unter Bestellen der Lieferant angewählt wurde, oder wenn kein Lieferant angewählt wurde, wird anhand der Adresse der Lieferant angewählt.

Als Trennzeichen kann ein Komma, Semikolon oder TAB-Zeichen ausgewählt werden. Anschließend kann man den Text markieren und mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren. Bei Farnell kann diese Liste als "Stückliste", bei TME.eu als "Quickbuy" einkopiert werden. Somit können mehrere Positionen bei Lieferanten komfortabel bestellt werden, die eine CSV-Schnittstelle bieten.

Druck eines Eintrags oder einer Bestell-Liste mit Positionen:

Mit der Rechten Maustaste auf das Drucken-Symbol öffnet ein Popup-Menü. Mit dem können anhand einer Vorlage eine einzelne Position als Übersicht oder eine Bestell-Liste mit Positionen ausgedruckt werden. Dabei öffnet sich ein Dialog mit dem der Lieferant sowie der Auftrag ausgewählt werden kann.
Details sind unter "Drucken" beschrieben.

Gelieferte Ware als geliefert buchen:
Als ersten muss die "Menge für Buchen Funktion (VPE)" gesetzt werden. Wenn die Menge zu groß eingegeben wird, dann wird die Hintergrundfarbe rot. Mit der Taste "Als geliefert buchen" wird diese Menge zur "Menge Gesamt geliefert (VPE)" hinzu gefügt. Sollte die Menge kleiner als die bestellte sein, so wird der Status auf "Teillieferung" gesetzt, sollte die Menge größer oder gleich der bestellten Menge sein, so wird der Status auf "geliefert" gesetzt.

Gelieferte Ware ins Lager buchen:
Als ersten muss die "Menge für Buchen Funktion (VPE)" gesetzt werden. Wenn die Menge zu groß eingegeben wird, dann wird die Hintergrundfarbe rot. Mit der Taste "In Lager buchen" wird diese Menge zur "Menge Gesamt eingelagert (VPE)" hinzu gefügt. Das Bauteil wird unter "Gehäuse/Lager" von der Menge mit der Berücksichtigung der VPE hochgezählt und der EPreis dieser Lieferung gesetzt. Sollte die Menge größer oder gleich der bestellten Menge sein, so wird der Status auf "eingelagert" gesetzt.
Nun steht der letzte Einkaufspreis unter "Gehäuse/Lager".

Wenn man in das Eingabefeld "Menge für Buchen Funktion (VPE)" ein Doppelklick macht, so wird EleLa automatisch die Liefermenge eintragen. Somit muss nicht unbedingt eine Zahl getippt werden.

Um alle gelieferte Artikel in das Lager zu buchen, ohne jedes einzelne an zu wählen, so kann mit dem Menü bei der "Import/Export" Taste "Sichtbare in Lager buchen" ausgeführt werden und es werden alle (gefilterte) sichtbare Positionen mit dem Status bestellt, Teilliegerung oder Geliefert in das Lager gebucht. Dabei wird die Menge automatisch errechnet und die Funktion der Taste "In Lager buchen" automatisch ausgeführt.

Archivieren-Funktion:

Mit archivieren können ältere bestellte Positionen archiviert werden, damit sie für ein späteres nachschauen erhalten bleiben.
Um eine Position zu archivieren kann entweder das Häkchen "Archivieren" gesetzt werden oder über das Menü der "Export/Import" Taste die Funktion "Sichtbare archivieren" oder mit den globalen Änderungen für ein Auftrag ausgeführt werden.
Wenn das Häkchen bei "Archivieren" einzeln gesetzt wird, dann wird diese eine Position nach Speichern vom Datensatz ausgeblendet.
Bei Funktion "Sichtbare archivieren" werden bei allen momentan sichtbare Positionen das Häkchen "Archivieren" gesetzt, dabei werden die aktive Filter berücksichtigt.
Um die Ansicht auf archivierte Positionen um zu schalten muss der Menüpunkt "Export/Import" "Archiv Ansicht" aktiviert werden. Bei dieser Ansicht werden alle archivierten Positionen gezeigt. Darin sind auch alle Filter-Funktionen aktiv. In den archivierten Positionen können keine Änderungen vorgenommen werden, nur das Häkchen "Archivieren" kann entfernt werden. Dabei wird der Datensatz nicht ausgeblendet. Sobald man im Menü
"Export/Import" "Archiv Ansicht" wieder zurück zur Normalansicht wechselt, sind die aus dem Archiv zurückgeholten Einträge wieder änderbar.
Somit kann immer nachvollzogen werden welche Bauteile wo bestellt wurden oder man kann sich Bauteile die ständig bestellt werden in den Hintergrund schalten. Unter Bauteile > Bestellungen kann somit die Historie der Bestellungen gesehen werden.

Position erneut bestellen:

Mit rechtsklick auf die Kopieren Taste kann eine bestehende schon mal bestellte Position erneut bestellt werden, sofern die Position nicht Status "offen" ist. Dabei werden die Termine, Auftrag und Lagerbuchung gelöscht, Status Datum auf heute gesetzt sowie die Menge geleert und die Preisstaffelberechnung erneut ausgeführt um eventuell hinterlegte Preise zu aktualisieren. Die Bilder werden mit kopiert.

Bilder:

Angezeigt werden hinzu gefügte Bilder, das Bild des Bauteils, das Gehäuse des Bauteils. Es können jederzeit Bilder für die Bestell-Position hinzugefügt werden. Diese Funktion ist hilfreich wenn Positionen bestellt werden, die nicht als Bauteil hinterlegt sind.

Rabatt:

Im Tabellenfeld "Lief1_Rabatt" / "Lief2_Rabatt" kann ein Rabatt je Position eingetragen werden. Der Rabatt wird immer in % eingetragen.
Der Rabatt errechnet EleLa automatisch anhand den hinterlegten Rabatten: Rabatt aus Adresse + Rabatt aus Bauteil > Lieferant = Rabatt der Bestell-Position je Lieferant 1/2.
Der Preis errechnet sich somit aus EPreis * MengeVPE - Rabatt = GPreis je Lieferant 1/2.

Tipp, Ansicht Bestellhistorie eines Bauteils:

Unter "Bauteil - F2 >> Bestellungen" können alle Bestellungen eines Bauteils, auch der Archivierten gefunden werden.

Taste Beschreibung

Neue Position

Position kopieren
Mit Rechtsklick kann eine Position erneut bestellt werden
Speichere Änderung
Abbruch ohne speichern
Löschen Eintrag
Druck als Tabelle
Mit Rechtsklick kann eine einzelne Position gedruckt werden. Siehe "Drucken".
Mit Rechtsklick kann ein Bestellformular für ein Lieferant mit Auswahl Adresse / Auftrag gewählt werden. Es sind mehrere Vorlagen möglich.

Export / Import-Funktion

Filter auf Bezeichnung / Bestell-Nummer im Schnellsuchen Eingabefeld
Auswahl Bauteil / gehe zu Bauteil
Gehe zu "Gehäuse/Lager"
Gehe zu Projekt / Filter Projekt
Taschenrechner für Menge / Staffelpreis aus Bauteil > Lieferant aktualisieren
Auswahl Datum für Termine
Weitere globale Funktionen / Filter nach Auftrag

Gehe zu Adresse / Filter auf Adresse

Gehe zu Lieferant / Öffne Internet Seite vom Lieferant
Übertrage Bestell-Nr / EPreis zum Bauteil > Lieferant.
Auswahl Handbuch / Öffne Handbuch

Das Feld Status in der Tabelle kann nur in der Eingabemaske/Tasten geändert werden. Die grau hinterlegten Felder in der Tabelle sind nicht editierbar.


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